Regulamin Uczestnictwa w Konferencji

Nazwa wydarzenia: Konferencja „Studenci Zagraniczni w Polsce 2026”

Daty obrad: 29–30 stycznia 2026

Dzień poprzedzający obrady: 28 stycznia 2026

Miejsce: Uniwersytet Jagielloński, Kraków

Organizatorzy: Konferencja Rektorów Akademickich Szkół Polskich (KRASP), Uniwersytet Jagielloński w Krakowie oraz Fundacja Edukacyjna „Perspektywy”

Organizator wykonawczy i administrator danych osobowych: Fundacja Edukacyjna „Perspektywy”

Strona wydarzenia: www.studyinpoland.pl/konferencja2026

Założenia konferencji: Konferencja – organizowana w ramach programu „Study in Poland” - stanowi forum wymiany doświadczeń w dziedzinie umiędzynarodowienia, rekrutacji i obecności zagranicznych studentów w polskich uczelniach, oraz innych form umiędzynarodowienia badań i nauki.

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady udziału w konferencji „Studenci Zagraniczni w Polsce 2026” (dalej: „Konferencja”), organizowanej przez Konferencję Rektorów Akademickich Szkół Polskich, Uniwersytet Jagielloński oraz Fundację Edukacyjną Perspektywy (dalej łącznie: „Organizatorzy”), przy czym organizacja wykonawcza oraz administracja danych osobowych należą do obowiązków Fundacji Edukacyjnej „Perspektywy” (dalej: „Fundacja” lub „Organizator wykonawczy”).

2. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

3. Regulamin jest opublikowany na stronie internetowej wydarzenia oraz dostępny do pobrania.

4. W uzasadnionych przypadkach Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do:

• zmiany programu Konferencji, jej ram czasowych, miejsca lub formuły,
• odwołania Konferencji z ważnych powodów organizacyjnych lub niezależnych od Organizatorów.

5. Informacja o zmianach lub odwołaniu wydarzenia zostanie przekazana uczestnikom drogą elektroniczną i/lub opublikowana na stronie internetowej Wydarzenia. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne koszty poniesione przez uczestników w związku z planowanym udziałem.

 

§2. Warunki uczestnictwa i rejestracji

1. Zgodnie z misją programu „Study in Poland” w konferencji uczestniczą przedstawiciele polskich uczelni akademickich zrzeszonych w Konferencji Rektorów Akademickich Szkół Polskich (KRASP), przedstawiciele MNiSW i innych władz państwowych. Organizatorzy do udziału w konferencji mogą zaprosić inne uczelnie oraz przedstawicieli innych organizacji krajowych lub zagranicznych.

2. Do udziału w Konferencji uprawnione są osoby, których udział został zarejestrowany i opłacony zgodnie z zasadami rejestracji.
Zaproszenie do udziału w Konferencji skierowane jest w szczególności do:

• władz uczelni,
• dyrektorów i pracowników działów współpracy międzynarodowej, działów promocji i rekrutacji zagranicznej oraz innych zainteresowanych działów uczelni,
• przedstawicieli innych instytucji związanych z umiędzynarodowieniem szkolnictwa wyższego,
• prelegentów i zaproszonych gości specjalnych.

3. Warunkiem uczestnictwa jest:

• wypełnienie elektronicznego formularza zgłoszeniowego,
• podanie prawidłowych danych uczestnika,
• terminowe uiszczenie opłaty konferencyjnej*,
• akceptacja niniejszego Regulaminu oraz zasad przetwarzania danych osobowych.

4. Organizator wykonawczy nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia błędnych danych przez osoby rejestrujące.

5. Organizatorzy mają prawo do:

• przedłużenia terminu rejestracji,
• zamknięcia rejestracji w przypadku wyczerpania limitu miejsc,
• odmowy udziału przedstawicielom firm komercyjnych, którzy zarejestrowali się bez wcześniejszego uzgodnienia zasad uczestnictwa z Organizatorem wykonawczym.

*uczestnicy zwolnieni z obowiązku uiszczenia opłaty konferencyjnej są wymienieni w §3 niniejszego Regulaminu

 

$3. Opłaty konferencyjne i warunki rezygnacji

1. Opłata za udział w Konferencji jednego uczestnika wynosi:

Udział stacjonarny (w tym Welcome Reception oraz Gala Dinner**):

• 650 zł + 23% VAT – przedstawiciele uczelni uczestniczących w programie Study in Poland,
• 1000 zł + 23% VAT – przedstawiciele innych uczelni i instytucji.

Udział panelistów:

• 450 zł + 23% VAT

Udział online (transmisja obrad plenarnych + materiały konferencyjne):

• 200 zł + 23% VAT – opłata jednolita

Nieodpłatnie uczestniczą w Konferencji:

• Moderatorzy sesji plenarnych lub równoległych
• Rektorzy wchodzący w skład Prezydium KRASP

2. Faktury wystawiane są przez Fundację Edukacyjną „Perspektywy”.

3. Rezygnacja z udziału następuje drogą elektroniczną.

4. W przypadku rezygnacji:

• do 16 stycznia 2026 r. – przysługuje zwrot pełnej opłaty,
• po 16 stycznia 2026 r. – zwrot opłaty nie przysługuje.

5. Nieobecność uczestnika na wydarzeniu nie stanowi podstawy do zwrotu wniesionej opłaty.

** szczegóły i ograniczenia dot. udziału w Uroczystej kolacji są umieszczone w §6 niniejszego Regulaminu

 

§4. Program Konferencji i zasady udziału

1. Program Konferencji obejmuje sesje plenarne, równoległe, warsztaty oraz wydarzenia towarzyszące.

2. Organizatorzy mają prawo do zmian programu, m.in.:

• kolejności wystąpień,
• składu prelegentów,
• czasu trwania poszczególnych sesji.

3. Uczestnicy zobowiązani są do:

• poszanowania przebiegu obrad,
• przestrzegania instrukcji Organizatorów, personelu technicznego i ochrony,
• niezakłócania przebiegu Konferencji.

4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione przez uczestników.

 

§5. Rejestrowanie wydarzenia, zdjęcia i materiały

1. Organizatorzy posiadają prawa autorskie do materiałów promocyjnych, audiowizualnych oraz materiałów wytworzonych na potrzeby Konferencji.

2. Organizatorzy oraz osoby przez nich upoważnione mogą wykonywać:

• zdjęcia,
• nagrania audio i wideo,
• transmisje wydarzenia.

3. Materiały te mogą być wykorzystane w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, promocyjnych i archiwizacyjnych.

4. Zabrania się rejestrowania przebiegu Konferencji bez zgody Organizatorów.

§6. Uroczysta kolacja w Kopalni Soli „Wieliczka” – zasady bezpieczeństwa i udziału

1. Uroczysta kolacja odbędzie się 29 stycznia 2026 r. na terenie Kopalni Soli „Wieliczka”.

2. Liczba miejsc jest ograniczona. Decyduje kolejność zgłoszeń.

3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zamknięcia zapisów w momencie wyczerpania limitu miejsc.

4. Udział w kolacji wymaga dodatkowego potwierdzenia przez Organizatorów. Potwierdzenia udziału w kolacji będą wysyłane do zarejestrowanych uczestników.

5. Przed zaznaczeniem udziału uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z niniejszymi zasadami bezpieczeństwa i potwierdzić ich akceptację.

6. Zjazd do kopalni odbywa się wąskim szybem/windą pod powierzchnię ziemi.
Osoby cierpiące na klaustrofobię lub inne przeciwwskazania powinny rozważyć swój udział w kolacji.

7. Droga do sali kolacji (po zjeździe windą pod ziemię) obejmuje:

• przejście korytarzem ok. 300 metrów,
• pokonanie ok. 100 schodów.

8. Osoby z niepełnosprawnościami ruchowymi, wymagające indywidualnej asysty powinny zgłosić to Organizatorom najpóźniej 10 dni przed wydarzeniem.

9. Na terenie kopalni obowiązuje bezwzględne przestrzeganie poleceń przewodników, służb bezpieczeństwa oraz personelu Organizatorów.

 

§7. Zasady bezpieczeństwa ogólnego

1. Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących przepisów BHP i PPOŻ.

2. Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność za szkody wyrządzone na mieniu Organizatorów, obiektu lub innych uczestników.

3. Organizatorzy mogą odmówić dalszego udziału osobom:

• znajdującym się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających,
• zachowującym się agresywnie lub zagrażającym bezpieczeństwu.

 

§8. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych są Perspektywy Press Sp. z o.o. i Fundacja Edukacyjna Perspektywy z siedzibą w Warszawie (00-511) przy ul. Nowogrodzkiej 31. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rejestracji na Konferencję "Studenci Zagraniczni w Polsce 2026" i przesyłania aktualnych informacji związanych z wydarzeniem (podstawa prawna - prawnie uzasadniony interes administratora - art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osobowe będą przechowywane do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Z Inspektorem Ochrony Danych mogą Państwo się skontaktować kierując korespondencję drogą tradycyjną pod powyższy adres siedziby Perspektywy Press Sp. z o.o. (z dopiskiem "IOD") lub poprzez pocztę elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w szczególności praw przysługujących osobom, których dane przetwarzamy, znajduje się w Polityce prywatności serwisu perspektywy.pl .

2. Dane osobowe uczestników przetwarzane są zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a, b i f RODO w celach:

• rejestracji uczestnictwa,
• organizacji i obsługi Konferencji,
• przesyłania informacji związanych z wydarzeniem,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• udokumentowania wydarzenia.

3. Uczestnictwo w Konferencji oznacza zgodę na rozpowszechnianie wizerunku w relacjach foto i wideo, publikowanych przez Organizatorów w mediach społecznościowych, na stronach internetowych oraz w materiałach informacyjnych i promocyjnych, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.

4. Wizerunek nie jest wykorzystywany w celach zarobkowych; uczestnikowi nie przysługują z tego tytułu roszczenia.

5. Szczegółowa Polityka Prywatności dostępna jest na stronie Organizatora wykonawczego.

 

§9. Postanowienia końcowe

1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany Regulaminu z powodu zmian przepisów prawa, wymogów bezpieczeństwa lub okoliczności organizacyjnych.

2. Zmiany wchodzą w życie z chwilą publikacji na stronie internetowej Konferencji.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego.